Vous organisez un petit déjeuner de présentation de vos nouveaux produits, vous souhaitez inviter vos prospects à un webinar, à un séminaire ou vous participez à un salon et voulez générer du trafic en y conviant vos prospects. Vos investissements sont conséquents. Vos objectifs : de nombreux participants et des prospects qualifiés !

A la suite de l’envoi de l’invitation par mail, certains vont répondre, s’inscrire à votre événement. Un accusé de réception leur sera envoyé. Ces invités seront relancés à j-2/j-1 de la manifestation pour une ultime confirmation de leur présence. Une relance SMS est également possible.

Pour d’autres, une vague de sensibilisation s’impose. Vous pouvez renvoyer des e-mails. Pour avoir un résultat, rien ne vaut la relance par téléphone pour optimiser le retour sur investissement de votre événement.

Quels éléments mettre en avant ? Quelles informations pertinentes pour un script d’appel adapté à une relance efficace ? La relance se prépare et doit démontre l’intérêt de votre événement pour la cible visée.

En pratique : comment faire ?

  1. Je vérifie la réception du message et éventuellement la confirmation de la participation.
  2. Je récupère les coordonnées de l’interlocuteur si celui-ci n’a pas reçu le message.
  3. Je suscite l’intérêt et l’envie de participer en mettant en avant les bénéfices à participer à l’événement.
  4. J’enregistre les confirmations, les refus et les motifs de refus. Je prends en charge les actions de suivi : renvoi d’une invitation, confirmation de la participation, etc …

Ces actions peuvent être prises en charge par un prestataire extérieur. Les tarifs proposés sont liés aux relances abouties.

Un dernier mot sur les résultats. Nous avons constaté qu’il y a 10 fois plus de participants inscrits lorsqu’ une relance du mailing est réalisée. Le succès d’une opération de relance d’invitation dépend aussi d’une bonne sélection de votre cible et d’un fichier de qualité. Attention, tous les inscrits ne viendront pas le jour J.