« Il est en réunion, elle est en rendez-vous ». « Il est très occupé actuellement ». Alors, comment réagir à ces phrases qui font partie de la prospection téléphonique ?

Voici 5 astuces pour passer les barrages des assistantes et des secrétaires !

Etape 1 : soignez le ton de votre voix

De manière générale, celui-ci est directif. Il s’agit d’être ferme tout en restant courtois. C’est vous qui menez la danse ! Le téléphone permet aussi d’entendre l’humeur de votre interlocuteur, les bruits de son environnement. Dans certains cas, vous pourriez adopter une voix plus calme, voire essayer une note d’humour pour créer le décalage, surprendre la personne… Et vous arriverez ainsi à vos fins.

Etape 2 : faites-vous en une alliée

Les rappels vont être des occasions de s’intéresser à elle. N’hésitez pas à lui poser des questions, lui demander son avis. Rester sincère dans un cadre strictement professionnel pour créer une relation courtoise empreinte d’une certaine connivence.

  1. Une demande de rappel un jour et une heure précise est toujours honorée. Et même si vous devez recommencer plusieurs fois. Cette persistance et le respect de vos engagements donnent une première image de votre entreprise, de votre professionnalisme.
  2. Si elle vous propose un envoi de mail, continuez à proposer un rendez-vous. Votre objectif est d’avoir l’interlocuteur au téléphone. Pensez-vous vraiment que cet envoi va faire la différence ?!
  3. Enfin, oubliez de mentir. Evitez par exemple de mentionner que vous connaissez personnellement l’interlocuteur ou de la dévaloriser. Elle reste une interlocutrice importante, dans une démarche de prospection comme dans une relation client.

Etape 3 : repérez les moments où elles sont absentes

Apprenez à appeler quand la secrétaire est absente. Pensez au mercredi, aux périodes de vacances scolaires et/ou en fin de journée.

Etape 4 : obtenez la ligne directe de la personne ciblée

Oui, souvent, vous n’osez pas poser cette question. Et qui ne tente rien …. . Vous serez surpris des réponses reçues (positives) et du temps gagné.

Et enfin étape 5 : contournez l’obstacle avec souplesse

Les numéros de standard se terminent souvent par deux zéros. Avez-vous pensé à modifier ceux-ci ? Vous allez évidement « atterrir » dans un autre service. Une fois la période de surprise passée, votre interlocuteur pourra donc vous mettre en relation avec la personne que vous cherchez à joindre.

Et si vous allez de refus en refus, laissez passer quelques semaines et réessayez ! L’assistante ne se souviendra peut être pas de vous, elle reçoit beaucoup d’appels !. Et rappelez-vous que nous sommes souvent notre propre ennemi et que nous sommes les premiers à nous créer nos freins !